Checkliste: Debriefing nach dem Event

Das Event ist vorbei — aber die Arbeit noch nicht. Was du jetzt tust, entscheidet darüber, ob nächstes Jahr alles besser läuft oder du die gleichen Fehler wiederholst.

Erste Woche nach dem Event

  • Dankes-Mail an alle Freiwilligen senden (innerhalb 48h, nicht Wochen später)
  • Feedback-Umfrage verschicken (max. 5 Fragen, anonym möglich)
  • Kompensation vollständig verteilen / offene Posten klären
  • Event-Fotos sammeln und mit Helfern teilen
  • Grobe Notizen zum Verlauf festhalten, solange alles frisch ist

Feedback auswerten

  • Umfrage-Ergebnisse zusammenfassen
  • Wiederkehrende Themen identifizieren (was wurde mehrfach genannt?)
  • Positives Feedback dokumentieren (kann für Rekrutierung nächstes Jahr genutzt werden)
  • Kritische Punkte priorisieren: Was hat Helfer am meisten gestört?
  • Feedback mit Bereichsleitern besprechen

Schichtplanung reflektieren

  • Welche Schichten waren unterbesetzt? Warum?
  • Welche Bereiche hatten die meisten No-Shows?
  • Waren die Schichtlängen angemessen? (Feedback abgleichen)
  • Gab es häufige Überschneidungsprobleme?
  • Puffer-Strategie bewerten: Reichte die Überkapazität?
  • Schichtübergaben: Liefen die sauber oder gab es Lücken?

Helferdaten pflegen

  • Helferliste aktualisieren: Wer war tatsächlich da, wer nicht?
  • Kontaktdaten prüfen und aktualisieren
  • No-Shows markieren (nicht bestrafen, aber für die Planung relevant)
  • Besonders zuverlässige Helfer markieren (für nächstes Jahr: erste Anfrage)
  • Neue Helfer-Kontakte aus dem Event sichern (Spontan-Helfer, Interessierte)
  • Datenexport erstellen als Backup

Kompensation abschliessen

  • Alle Kompensationen vollständig verteilt?
  • Offene Ansprüche klären (Helfer die früher gehen mussten etc.)
  • Kompensationsmodell bewerten: War es fair? Gab es Beschwerden?
  • Kosten pro Helfer berechnen (für Budget nächstes Jahr)
  • Verbesserungen fürs nächste Mal notieren

Lessons Learned dokumentieren

  • Was lief besser als erwartet?
  • Was lief schlechter als erwartet?
  • Was würden wir nächstes Mal anders machen?
  • Welche Prozesse haben gut funktioniert und sollten beibehalten werden?
  • Welche Tools haben geholfen, welche nicht?
  • Dokument an einem festen Ort ablegen (nicht in einer E-Mail vergraben)

Vorbereitung nächstes Jahr

  • Lessons Learned in Planungsdokument fürs nächste Event übernehmen
  • Helferliste bereit für nächste Rekrutierung
  • Termin für ersten Planungscall setzen (nicht erst 2 Monate vorher)
  • Helfer die Interesse gezeigt haben vormerken
  • Budget-Posten für Kompensation basierend auf Erfahrungswerten planen