Glossar

Begriffe rund um Freiwilligenmanagement und Event-Organisation einfach erklärt.

Einsatzplanung: Die konkrete Zuweisung von Freiwilligen zu Bereichen, Rollen und Schichten — das Herzstück der Helfer-Organisation.
Event-Koordination: Die übergeordnete Steuerung aller Abläufe und Beteiligten bei einem Event — vom Planungsteam bis zu den Freiwilligen vor Ort.
Event-Logistik: Die Planung und Koordination aller materiellen und personellen Ressourcen, die für die Durchführung eines Events nötig sind.
Helfer-Briefing: Die Einweisung von Freiwilligen vor Schichtbeginn — damit alle wissen, was sie tun, wo sie hin müssen und an wen sie sich wenden.
Helfer-Feedback: Rückmeldungen von Freiwilligen nach ihrem Einsatz — die wichtigste Quelle, um die Organisation jedes Jahr zu verbessern.
Helfer-Motivation: Die Gründe, warum Menschen freiwillig helfen — und was Organisatoren tun können, um diese Motivation aufrechtzuerhalten.
Helfer-Onboarding: Der Prozess, neue Freiwillige mit ihren Aufgaben, dem Event und dem Team vertraut zu machen — von der Anmeldung bis zum ersten Einsatz.
Helfer-Retention: Massnahmen, damit Freiwillige nach ihrem Einsatz wiederkommen — der Schlüssel zu einem stabilen Helfer-Pool über mehrere Events.
Helfer-Self-Service: Ein System, bei dem Freiwillige ihre Schichten selbst wählen, tauschen oder absagen können — ohne Rücksprache mit dem Organisationsteam.
Helfertool: Eine Software zur Organisation und Verwaltung von Freiwilligen bei Events — von der Anmeldung bis zur Kompensation.
Kapazitätsplanung: Die Ermittlung des Personalbedarfs pro Bereich und Zeitfenster — damit jede Schicht richtig besetzt ist.
Kompensation: Die Vergütung von Freiwilligen für ihren Einsatz — in Form von Verpflegung, Tickets, Merchandise oder anderen Leistungen.
No-Show: Ein Freiwilliger, der zu seiner zugesagten Schicht nicht erscheint — eines der grössten Risiken bei der Helfer-Organisation.
Schichtplanung: Die Aufteilung von Arbeitszeit in definierte Zeitfenster (Schichten) und deren Zuweisung an Freiwillige.
Schichtübergabe: Die strukturierte Weitergabe von Informationen beim Wechsel zwischen zwei Schichten — damit nichts verloren geht.
Volunteer Management: Die systematische Rekrutierung, Koordination und Betreuung von Freiwilligen bei Events und in Organisationen.