Schichtplanung

Was ist Schichtplanung?

Schichtplanung bedeutet, die Arbeit bei einem Event in definierte Zeitfenster aufzuteilen und diese Zeitfenster mit den richtigen Personen zu besetzen. Bei Freiwilligen-Events umfasst das typischerweise:

• Bereiche (z.B. Bar, Aufbau, Einlass)
• Rollen (z.B. Barkeeper, Aufbauhelfer, Ticketkontrolle)
• Schichten (z.B. Freitag 18:00–22:00, Samstag 10:00–14:00)

Herausforderungen

• Kapazitätsmanagement: Jede Schicht hat eine Mindest- und Maximalbesetzung
• Überschneidungen: Eine Person kann nicht zwei Schichten gleichzeitig arbeiten
• Anforderungen: Manche Rollen brauchen Mindestalter oder spezielle Fähigkeiten
• Präferenzen: Freiwillige haben Wünsche, wann und wo sie eingesetzt werden wollen

Schichtplanung bei Events

Bei kleinen Events (unter 20 Helfer) reicht oft eine einfache Tabelle. Bei grösseren Events wird das schnell unübersichtlich — Überschneidungen werden übersehen, Kapazitäten stimmen nicht, und Änderungen ziehen einen Rattenschwanz nach sich. Ein Helfertool mit integrierter Schichtplanung löst diese Probleme.