Kapazitätsplanung

Was ist Kapazitätsplanung?

Kapazitätsplanung im Kontext von Freiwilligen-Events bedeutet: Wie viele Helfer brauche ich wann und wo? Jeder Bereich (Bar, Einlass, Aufbau) hat einen Minimalbedarf, eine Soll-Besetzung und eine Maximalkapazität.

Typische Herausforderungen

• Schwankender Bedarf: Die Bar braucht um 22 Uhr mehr Leute als um 14 Uhr
• Abhängigkeiten: Aufbau muss fertig sein, bevor der Betrieb startet
• Puffer einplanen: No-Shows und kurzfristige Absagen passieren immer
• Qualifikationen: Nicht jeder Helfer kann jede Rolle ausfüllen

Praxis-Ansatz

1. Bereiche definieren: Alle Einsatzorte und Rollen auflisten
2. Zeitfenster festlegen: Schichtdauer und -zeiten bestimmen
3. Bedarf pro Slot: Mindest- und Soll-Besetzung definieren
4. Puffer: 10–20 % Überbesetzung einplanen
5. Monitoring: Anmeldestand laufend prüfen und nachrekrutieren

Ein Helfertool zeigt dir auf einen Blick, welche Schichten unterbesetzt sind und wo du noch Leute brauchst.