Checkliste: Helfer-Kommunikation

Gute Kommunikation ist der Unterschied zwischen motivierten Helfern und No-Shows. Diese Timeline zeigt dir, wann du was kommunizieren solltest.

Direkt nach der Anmeldung

  • Automatische Bestätigungsmail senden (Name, gewählte Schichten, nächste Schritte)
  • Erwartungen klären: Was passiert als nächstes? Wann kommt die definitive Zuteilung?
  • Kontaktmöglichkeit angeben (E-Mail oder Telefon der Koordination)
  • Link zur Selbstverwaltung mitschicken (falls vorhanden)

4-6 Wochen vor dem Event

  • Definitive Schichtzuteilung kommunizieren
  • Persönlichen Schichtplan pro Helfer versenden (nicht nur eine Gesamtliste)
  • Möglichkeit zum Tauschen oder Anpassen anbieten (mit Deadline)
  • Kompensation nochmals zusammenfassen: Was gibt es, wie funktioniert die Ausgabe?
  • FAQ-Dokument oder Info-Seite verlinken

1-2 Wochen vor dem Event

  • Erinnerungsmail an alle Helfer senden
  • Treffpunkt und Ankunftszeit pro Schicht kommunizieren
  • Kontaktperson pro Bereich vorstellen (Name + Telefon)
  • Anfahrt, Parkplätze, ÖV-Verbindungen beschreiben
  • Was mitbringen? (Kleidung, Sonnenschutz, festes Schuhwerk, etc.)
  • Wetter-Update falls relevant (Outdoor-Event)
  • Absage-Möglichkeit nochmals klar kommunizieren: "Sag bitte jetzt ab, nicht am Tag selbst"

1-2 Tage vor dem Event

  • Kurze Erinnerung per SMS oder Messenger (nicht nur E-Mail)
  • Letzte Änderungen kommunizieren (Programmänderungen, Wetter, etc.)
  • Notfallnummer teilen für den Event-Tag

Während dem Event

  • Briefing bei Schichtantritt: Aufgaben, Ansprechperson, Pausen, Notfall
  • Kanal für kurzfristige Updates (WhatsApp-Gruppe, Signal, etc.)
  • Schichtänderungen sofort an Betroffene kommunizieren
  • Positives Feedback zwischendurch geben — nicht erst am Schluss

Direkt nach dem Event (innerhalb 48h)

  • Dankes-Mail senden — persönlich, nicht generisch
  • Kompensations-Status kommunizieren (falls noch nicht abgeschlossen)
  • Feedback-Umfrage verlinken (kurz halten: 5 Fragen max)
  • Fotos vom Event teilen (stärkt die Bindung)
  • Hinweis auf nächstes Event oder Möglichkeit, in Kontakt zu bleiben