Checkliste: Helfer-Organisation für Events
Von der ersten Planung bis zum Debriefing — diese Checkliste hilft dir, nichts zu vergessen.
3-6 Monate vorher: Grundlagen
- Helferbedarf ermitteln: Wie viele Freiwillige brauchst du?
- Bereiche und Rollen definieren (Bar, Aufbau, Einlass, etc.)
- Schichten planen: Wann braucht es wie viele Leute?
- Anforderungen pro Rolle klären (Mindestalter, Fahrausweis, etc.)
- Kompensationsmodell festlegen (Verpflegung, Tickets, Merchandise)
- Anmeldeformular vorbereiten
2-3 Monate vorher: Rekrutierung
- Anmeldeseite veröffentlichen und Link teilen
- Bestehende Helfer aus Vorjahren kontaktieren
- Soziale Medien und Netzwerke nutzen
- Anmeldungen regelmässig prüfen und bestätigen
- Warteliste führen für überbuchte Schichten
2-4 Wochen vorher: Feinplanung
- Schichtzuteilung finalisieren
- Helfer über ihre Einteilung informieren
- Treffpunkte und Anlaufstellen kommunizieren
- Kontaktperson pro Bereich bestimmen
- Notfallplan und wichtige Telefonnummern zusammenstellen
- Material und Equipment für jeden Bereich checken
Während dem Event
- Check-in der Helfer am Eingang / Treffpunkt
- Anwesenheit pro Schicht tracken
- Pausen und Verpflegung sicherstellen
- Kurzfristige Ausfälle managen (Warteliste, Umplanung)
- Feedback sammeln — was läuft gut, was nicht?
Nach dem Event
- Kompensation verteilen / abrechnen
- Dankes-Mail an alle Freiwilligen senden
- Feedback auswerten
- Lessons Learned dokumentieren
- Helferdaten für nächstes Jahr sichern